Umowa o wdrożenie systemu informatycznego

1 Umowa o wdrożenie systemu informatycznego dotyczy usługi polegającej na połączeniu elementów charakterystycznych dla kilku różnych umów. Mam tu na myśli zwłaszcza umowy dostawy sprzętu komputerowego, umowy o stworzenie odpowiedniego oprogramowania, umowy instalacji sprzętu i oprogramowania, szkolenia pracowników oraz umowy serwisowe²⁶¹.

2 W celu prawidłowego wykonania obowiązków wynikających z komentowanej umowy celowe wydaje się zdefiniowanie systemu oraz jego podstawowych składników, czyli sprzętu i oprogramowania. Rzecz jasna w umowie strony formułują jedynie „ramowe” definicje. Szczegóły opisują w załącznikach do umowy. Dotyczy to zwłaszcza celów, jakie ma osiągnąć oprogramowanie, jego charakterystyki technicznej oraz charakterystyki technicznej sprzętu komputerowego.

3 Wskazanie przedmiotu umowy wdrożeniowej nie jest zadaniem prostym. Trudności wynikają przede wszystkim z faktu, iż efektem wykonania umowy wdrożeniowej są rezultaty o charakterze twórczym (tzn. programy komputerowe oraz towarzysząca im dokumentacja) oraz rezultaty pozbawione elementu twórczego (tzn. pliki konfiguracyjne, parametryzacje)²⁶². Wydaje się, że podstawowymi elementami komentowanej umowy są: dostarczenie sprzętu o określonych parametrach, dostarczenie oprogramowania oraz usługi serwisowe.

Wykonanie umowy polega m.in. na dostarczeniu oprogramowania dedykowanego, czyli napisanego specjalnie na potrzeby systemu informatycznego, oraz dostosowanie standardowego oprogramowania do potrzeb zamawiającego. Charakterystyczne dla umowy wdrożeniowej jest to, że w chwili jej zawierania przedmiot umowy nie może być sprecyzowany – w załączniku do umowy strony wskazują jedynie wymagania, jakim oprogramowanie powinno odpowiadać²⁶³.

Zgodnie z wolą stron usługa świadczona przez wykonawcę będzie wykonana w dwóch etapach. W etapie pierwszym system zostanie stworzony, dostarczony oraz wdrożony. Zakończy się on podpisaniem przez strony protokołu odbiorczego. Natomiast etap drugi będzie obejmował utrzymanie, tzn. serwis systemu (zwłaszcza serwis gwarancyjny i pogwarancyjny), jego konserwację oraz aktualizację do potrzeb zamawiającego.

4 Realizację usługi na podstawie komentowanej umowy poprzedza sporządzenie tzw. analizy przedwdrożeniowej. Jest to dokument wskazujący działania niezbędne do wdrożenia systemu. Mogą ją przeprowadzić pracownicy zamawiającego albo podmiot zewnętrzny. Optymalnym rozwiązaniem jest sporządzenie analizy przez pracowników wykonawcy²⁶⁴. Treść tego dokumentu obejmuje informacje o strukturze, sposobie działania i problemach pojawiających się w działaniach pracowników. Analiza ma na celu ustalenie rzeczywistych potrzeb i wymagań zamawiającego, co pozwala na właściwe zaprojektowanie i wdrożenie systemu²⁶⁵.

Skoro strony podzieliły usługę na dwa etapy, w kolejnym paragrafie umowy określają terminy jej realizacji. Natomiast w załączniku ustalają szczegółowy harmonogram prac zmierzających do wdrożenia systemu. Wydaje się, że harmonogram ten powinien powstać po sporządzeniu analizy przedwdrożeniowej.

Wdrożenie systemu informatycznego wymaga zbiorowego wysiłku zespołu ludzi dysponujących odpowiednią wiedzą techniczną, zdolnością rozwiązywania problemów oraz kompetencjami społecznymi. Można ich nazwać zespołem projektowym²⁶⁶. W skład tego zespołu wchodzą:

1.  sponsor projektu – jest to pracownik zamawiającego, który zarządza zasobami finansowymi projektu, eliminuje przeszkody organizacyjne, zapewnia komunikację z przyszłymi użytkownikami systemu oraz ma uprawnienia kontrolne;

2.  menedżer projektu – odpowiada za projektowanie i realizację poszczególnych etapów prac nad projektem;

3.  komitet sterujący – składający się z kilku osób wyznaczonych przez każdą ze stron umowy. Jego zadania dotyczą przydzielania potrzebnych zasobów, podejmowania uchwał w sprawie aneksów do umowy, rozstrzygania sporów, podejmowania strategicznych decyzji, uchwalania zmian w planie projektu;

4.  zespół wdrożeniowy – składający się z:

a)  konsultantów wykonawcy – odpowiedzialnych za jakość i terminowość prac,

b)  administratorów systemu – odpowiedzialnych za bieżącą pomoc użytkownikom, wprowadzanie poprawek i nowszych wersji programów,

c)  administratorów technicznych – odpowiedzialnych za pracę serwera oraz przepustowość sieci,

d)  twórców oprogramowania.

5 Umowa określa w sposób ramowy obowiązki stron. Pracownicy wykonawcy będą przeprowadzali poszczególne czynności w ramach wykonywania obowiązków wynikających z komentowanej umowy zgodnie z najwyższymi standardami wynikającymi ze współczesnej wiedzy informatycznej. Menedżer projektu w imieniu wykonawcy będzie koordynował poszczególne prace. Dostawa sprzętu, oprogramowania oraz ich instalacja będzie się odbywała w terminach uzgodnionych z zamawiającym. Strony wprowadziły do komentowanej umowy klauzulę nakładającą na wykonawcę obowiązek szkolenia pracowników zamawiającego. Wykonawca deleguje umówioną liczbę swoich pracowników w celu zorganizowania i przeprowadzenia stosownego szkolenia z obsługi zaprojektowanego i wdrożonego systemu informatycznego.

6 W systemach informatycznych mogą się pojawić usterki. Zamawiający może zabezpieczyć się przed skutkami ich wystąpienia, forsując wprowadzenie do umowy następujących mechanizmów prawnych. Po pierwsze, umowa powinna przewidywać przeprowadzenie testów oprogramowania. Celem testów jest wykrycie jak największej liczby błędów. Po drugie, pilotażowe uruchomienie systemu w środowisku pracy. Obserwacja systemu na tym etapie pozwala na wykrycie usterek nieujawnionych przez testy²⁶⁷ i umożliwia odbiór systemu. Odbiór jest więc instrumentem prawnym służącym zapewnieniu sprawnego funkcjonowania wdrożonego systemu informatycznego.

Odbioru systemu w świetle komentowanej umowy dokona komisja odbiorcza składająca się z określonej liczby osób wskazanych przez każdą ze stron. Odbiór podlega akceptacji zespołu sterującego.

Członkowie komisji odbiorczej sporządzają i podpisują dwa protokoły odbioru. Pierwszy dotyczy etapu wdrożenia systemu, a zwłaszcza kwestii dostarczenia sprzętu o specyfikacji zgodnej z umową i w ilości zgodnej z umową, oraz przetestowania całego systemu w celu sprawdzenia, czy spełnia on przyjęte kryteria funkcjonalne. Natomiast etap drugi obejmuje utrzymanie systemu. Strony przyjmują, że prawidłowe wykonanie umowy następuje wskutek podpisania drugiego protokołu z chwilą jego zaakceptowania przez zespół sterujący.

Jeżeli czynności komisji odbiorczej po zakończeniu etapu dostarczenia i wdrożenia ujawnią istnienie usterek systemu, zamawiający uzyskuje określone w umowie uprawnienia. Po pierwsze, w sytuacji kiedy usterki są nieusuwalne i uniemożliwiają korzystanie z systemu zgodnie z przeznaczeniem, zamawiający może odstąpić od umowy. Po drugie, w sytuacji kiedy usterki są nieusuwalne, ale nie uniemożliwiają korzystania z systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, a jedynie je utrudniają w znaczący sposób, zamawiający może żądać obniżenia wynagrodzenia w umówionym zakresie. Po trzecie, jeżeli usterki można usunąć, zamawiający może odmówić podpisania protokołu odbiorczego do czasu ich usunięcia. Po czwarte wreszcie, jeżeli wady nadają się do usunięcia, a wykonawca nie usunie ich w określonym w umowie terminie od stwierdzenia przez komisję odbiorczą ich zaistnienia, zamawiający może zlecić usunięcie usterek systemu innemu podmiotowi na koszt wykonawcy. Jest to tzw. wykonanie zastępcze. Wykonawca ma obowiązek przekazać wykonawcy zastępczemu dokumentację potrzebną do usunięcia usterek.

7 W wyniku zawarcia umowy dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych do oprogramowania albo do udzielenia upoważnienia do korzystania z oprogramowania na określonych polach eksploatacji. W praktyce najczęściej dochodzi do udzielenia licencji (ze względu na powtarzalność zastosowania programów dla różnych użytkowników)²⁶⁸. Niekiedy jednak z uwagi na szczególne potrzeby zamawiającego powstaje unikatowe oprogramowanie (nieprzydatne do adaptacji dla innego użytkownika), a strony decydują w umowie o przejściu praw majątkowych do tego oprogramowania na zamawiającego.

W komentowanej umowie majątkowe prawa do oprogramowania przechodzą na zamawiającego. Zgodnie z przepisem art. 64 pr. aut. skutek rozporządzający następuje z „chwilą przyjęcia utworu”. Należy przyjąć, że w przypadku komentowanej umowy jest to chwila akceptacji przez komitet sterujący protokołu odbiorczego etapu wdrożeniowego systemu.

Przejście majątkowych praw autorskich następuje bez ograniczeń terytorialnych na czterech polach eksploatacji. Są to:

a)  zwielokrotnianie;

b)  wprowadzanie do pamięci komputera;

c)  wprowadzanie do sieci Internet oraz określonej sieci wewnętrznej zamawiającego;

d)  tłumaczenie, przystosowywanie modyfikacji oraz dokonywanie innych zmian.

Wydaje się, że wskazane pola wystarczają do korzystania z oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem.

W postępowaniu sądowym obok stron mogą występować inne podmioty zainteresowane wynikiem procesu²⁶⁹. W komentowanej umowie wykonawca zobowiązuje się do interwencji ubocznej w razie wytoczenia powództwa przez osobę trzecią przeciwko zamawiającemu. Interwencja uboczna polega w tym przypadku na udziale w procesie wykonawcy po stronie pozwanego (zamawiającego).

8 Wynagrodzenie należne wykonawcy jest świadczeniem wzajemnym w stosunku do zaprojektowania i wdrożenia systemu informatycznego (obejmuje także przeniesienie praw majątkowych do oprogramowania) oraz za jego utrzymanie. Strony ustaliły, że będzie to wynagrodzenie zryczałtowane o określonej wysokości, wypłacane na rachunek bankowy w ratach. Umowa określa terminy oraz wysokość poszczególnych rat.

9 Zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego wymaga zaangażowania znacznych środków finansowych. Pochodzą one od zamawiającego. Dlatego w jego interesie leży wprowadzenie mechanizmów prawnych zabezpieczających przed nierzetelnością wykonawcy. Polega ona na przekazaniu zamawiającemu określonej wartości majątkowej stanowiącej zabezpieczenie właściwego wykonania obowiązków wynikających z umowy przez wykonawcę. Wydaje się, że wartością tą może być określona suma pieniężna, przewłaszczenie na zabezpieczenie, gwarancja bankowa, ubezpieczenie kontraktu itp. Wartość stanowiąca zabezpieczenie podlega zwrotowi w częściach. Pierwsza część zostanie zwrócona po podpisaniu i akceptacji protokołu odbioru pierwszego etapu usługi, a druga po podpisaniu i akceptacji protokołu odbioru drugiego etapu usługi.

Umowa może regulować kwestię ewentualnego ubezpieczenia przez wykonawcę odpowiedzialności cywilnej związanej z wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą (przy czym jest to umowa inna od ubezpieczenia samego kontraktu).

10 Strony mogą ustanowić kary pieniężne na wypadek powstania szkody wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez drugą stronę obowiązków niemajątkowych wynikających z zawartej umowy. Kary umowne są zastrzegane najczęściej w związku z konkretnymi nieprawidłowościami mogącymi pojawić się przy wykonaniu zobowiązania, takimi jak braki jakościowe czy ilościowe przedmiotu świadczenia²⁷⁰.

Zamawiający może naliczyć karę umowną w ustalonej wysokości w przypadku:

a)  zwłoki wykonawcy w stosunku do harmonogramu prac wdrożeniowych;

b)  zwłoki wykonawcy w usuwaniu usterek;

c)  jeżeli wykonawca odstępuje od umowy z przyczyn przez niego zawinionych.

Z kolei wykonawca może naliczyć karę umowną, jeśli:

a)  zamawiający popadnie w zwłokę z zapłatą którejkolwiek raty wynagrodzenia;

b)  gdy wykonawca odstępuje od umowy z przyczyn zawinionych przez zamawiającego.

11 Wykonawca udziela zamawiającemu gwarancji jakości systemu (tzn. gwarancji, że system będzie działał w sposób właściwy). Gwarancja ta obowiązuje przez określony czas po podpisaniu i akceptacji protokołu odbioru etapu wdrożeniowego. Dodatkowo na wypadek gdyby wykonawca nie był w stanie skutecznie wyeliminować błędów, umowa przewiduje zastosowanie sankcji polegających na prawie do naliczania kar umownych za zawinione opóźnienie w usuwaniu błędów²⁷¹.

12 Umowa wskazuje sytuacje, których zaistnienie uprawnia wykonawcę oraz zamawiającego do odstąpienia od umowy. Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy w następujących sytuacjach. Po pierwsze, jeżeli wykonawca nie przystąpi do wykonywania obowiązków wynikających z umowy w określonym terminie. Po drugie, jeżeli wykonawca przerwie wykonywanie obowiązków wynikających z umowy na wskazany okres. Po trzecie, gdy wykonawca spowoduje opóźnienia w stosunku do harmonogramu prac. Po czwarte wreszcie, wówczas gdy wykonawca dopuści się rażącego naruszenia obowiązków gwarancyjnych albo serwisowych.

Z kolei wykonawca może odstąpić od umowy, kiedy zamawiający spowoduje opóźnienia w zapłacie którejkolwiek części wynagrodzenia wskutek zaistnienia zawinionych przez niego okoliczności.

13 Strony wprowadziły do tekstu komentowanej umowy regulacje dotyczące klauzuli tajności. Polega ona na zobowiązaniu się obu stron do zachowania w tajemnicy informacji o charakterze technicznym, handlowym czy organizacyjnym, nawet jeśli ich ujawnienie nie zagraża interesom drugiej strony.